Efter videreuddannelse har Præstemarkskolens skolesekretær sat gang i en større digitalisering af skoles fysiske elevmapper. Hendes arbejde har ført til anerkendelse, og nye løsninger på skolen har mange fordele.
Rundt på landets skoler er elevmapper en del af hverdagen. Men selvom samfundet i høj grad er blevet digitaliseret, er mapperne flere steder stadig at finde i fysiske arkiver. Et af stederne er på Præstemarkskolen i Søften. Men her har skolesekretær Helle Søgaard Stenfeldt nu sat gang i en større ændring.
Lysten til få arkivet digitaliseret er ikke ny for Helle Søgaard Stenfeldt, der har været skolesekretær i syv år. Det er nu sat i gang efter at have været omdrejningspunkt i hendes afsluttende opgave på kommunom-uddannelse. En opgave, der har kastet anerkendelse af sig. Det skriver Favrskov Kommune i en pressemeddelelse.
Uddannelsen har taget 2,5 år og er en overbygning på en kontoruddannelse. For nylig var der dimission, men Helle meldte sig ikke til, da der var nok at se til på jobbet.
”Jeg tænkte, at de jo bare kunne sende mit bevis til mig. Men de ringede mig op og sagde, at de godt nok gerne ville have, at jeg deltog, da jeg havde vundet en pris for den bedste opgave. Og sådan en anerkendelse bliver man jo altid glad for, så jeg mødte selvfølgelig op,” fortæller skolesekretæren, der fik overrakt blomster og en gavekurv.
I opgaven så hun nærmere på, hvorfor skoler stadig har fysiske elevmapper, og om det kan ændres. Elevmapperne skal grundet sikkerhed være aflåst, da de indeholder handleplaner, testresultater, referater og andet materiale om elever. Flere skoler har allerede digitaliseret arkiverne, og Helle undersøgte i opgaven dets fordele og ulemper.
”Og der er selvfølgelig flest fordele, så jeg har længe brændt for, at vi skulle i gang med den digitale omlægning. Det har givet god mening i opgaven, og det motiverede mig, at jeg kunne bruge opgavens resultater i min egen hverdag. Jeg er nu gået i gang med at afvikle de fysiske mapper og finde nye arbejdsgange i samarbejde med ledelsen, så vi fremadrettet kan finde mapperne på Aula og i vores arkiveringssystem GO,” forklarer hun.
Bedre, sikkert og mere effektivt
Til Komponent fortæller Helle Søgaard Stenfeldt, at skolen i dag arkiverer tre steder fysisk og elektronisk, hvilket har sine ulemper. Det er mere tidskrævende, øger risikoen for fejl, udfordrer optimal opbevaring af persondata, samt elevmapperne ikke er sikret mod tyveri og brand. Dertil gavner den løbende udskiftning i og det store forbrug af papir til mapperne heller ikke just klimaet.
Som led i den afsluttende opgave inddragede Helle Søgaard Stenfeldt den daværende skoleleder og forskellige kollegaer på Præstemarkskolen for at blive klogere på, hvorfor man havde fysiske mapper, og hvad det betød for medarbejderne. En af årsagerne var udfordringer med, at ikke alle på daværende tidspunkt kunne få adgang til det digitale arkiv. Det har Aula sidenhen ændret på.
I en spørgeundersøgelse blandt dele af personalet svarede langt de fleste, at fraværet af fysiske mapper ikke ville påvirke deres arbejde. Derimod vil digitaliseringen skabe værdi, da adgangen til mapperne vil blive mere fleksibel i forhold til arbejdet.
Den påbegyndte omlægning handler ikke kun om at komme af med de fysiske mapper. Teknologien skal også i højere grad udnyttes til at løse opgaver mere effektivt og sikre, at dokumenter ikke forsvinder.
På Præstemarkskolen er arbejdet i gang, der digitaliseres, og de fysiske mapper kan makuleres. Hun har fremlagt forbedringsforslag til skolens ledelse, og de er ved at finde ud af, hvordan de nye arbejdsgange skal være. Skolen skal ikke længere bruge tid på at vedligeholde de fysiske arkiver. Det glæder Helle Søgaard Stenfeldt, at ledelsen er med på omlægningen:
”Det giver så god mening, da vi sparer tid og papir, og arbejdsgangen bliver lettere. Vi er også fri for at skulle opbevare mapperne sikkert bag lås og slå i et skab.”
Helle Søgaard Stenfeldt beretter, at der er lige så mange måder at arkivere på, som der er skoler. De forskellige fordele og mange gode input og idéer fra andre skolesekretærer, har hun samlet, og resultaterne har hun fremlagt for andre skoler.
